Auswertungen als Excel-Dateien

Donnerstag, 15.03.2018

Mirko Matytschak

Microsoft hat für Office 2007 ein völlig neues Dateiformat für sämtliche Office-Anwendungen eingeführt. Gleichzeitig wurde dieses Dateiformat bei der ECMA standardisiert, sodass jedermann (theoretisch) in der Lage war, Office-Dateien zu erzeugen und zu lesen. Wir nutzen diese Möglichkeit schon lange. Aber jetzt war für ein bestimmtes Projekt eine Änderung nötig, die uns gehörigen Einsatz abverlangte.

Die nun nicht mehr so neuen Dateiformate für Word, Excel, PowerPoint etc. basieren auf Xml. Der zugehörige Standard, der die Dateiformate beschrieb, hat einen Umfang von ca. 6.000 Seiten - das ist für einen Standard eigentlich viel zu viel. Ich hatte ca. 2008 den Auftrag, für eine Betriebsdatenerfassung Excel-Dateien zu erzeugen. Ich fand im Internet den Source Code einer Bibliothek, die schon mal grob Excel-Dateien lesen und beschreiben konnte. Diese diente als Ausgangsbasis für die Erledigung des Auftrags.

Für die Betriebsdatenerfassung wurden Vorlagen angelegt, die bereits Diagramme enthielten. Unsere Software fügte nur noch die konkreten Zahlen ein und sagte den Diagrammen, wo die darzustellenden Daten liegen. Das funktionierte super und der Kunde war zufrieden.

Excel-Diagramme selbst erzeugen

Im Lauf der Jahre entwickelte sich aus diesem Projekt eine Bibliothek, die wir immer wieder in Kundenprojekten einsetzten. Als nun ein Projekt auf uns zukam, in dem wir Auswertungen für völlig frei erstellbare Fragebögen zur Verfügung stellen mussten, reichten die Fähigkeiten unserer Bibliothek nicht mehr aus. Wir mussten nämlich an beliebigen Stellen neue Diagramme erzeugen und mit Daten versorgen.

Gottseidank hat Microsoft mittlerweile selbst Bibliotheken geschrieben, mit denen Office-Dateien geschrieben und gelesen werden können. Das ganze nennt sich Open Xml SDK. Mit einem einfachen Befehl kann man diese Bibliotheken in seine Projekte einbinden. Die Bibliotheken stellen allerdings nur eine dünne Objektschicht über dem blanken Xml der Spezifikation her. Der Anwender muss jede Kleinigkeit im Anwendungskontext selbst programmieren und zusammenstellen. Um diese Bibliotheken für unser neues Projekt verwenden zu können, mussten wir erst eine Abstraktionsschicht programmieren, die dafür sorgt, dass der Code in der eigentlichen Applikation lesbar und wartbar ist. Darüber hinaus mussten Tests geschrieben werden, die sicherstellen, dass auch alles richtig funktioniert.

Ein Baukasten für Fragebögen

Der Einsatz hat sich gelohnt. Unter https://www.belastung-beurteilen.de/ steht nun eine Plattform zur Verfügung, die die Gefährdungsbeurteilung zur psychischen Belastung von Mitarbeitern unterstützt. Den Beratern werden Vorlagen für Fragebögen zur Verfügung gestellt, die völlig frei abgeändert werden können. Der Berater kann darüber hinaus ein Organigramm der Institution erstellen, die die Gefährdungsbeurteilung vornehmen will. Daraus werden anonyme IDs erzeugt, die an die Mitarbeiter verteilt werden. Der Prozess wird von einem Steuerkreis mit Vertrauenspersonen der Mitarbeiterschaft durchgeführt. 

Die Mitarbeiter melden sich mit der anonymen Id bei der Plattform an und füllen ihren Fragebogen aus. Aus diesen Daten wird nun eine Auswertung erstellt. Dabei kann die Auswertung bis auf Abteilungsebene heruntergebrochen werden. Es wird darauf geachtet, dass keine Auswertungen entstehen, deren Datenmaterial Rückschlüsse auf einzelne Personen zulässt. Die Auswertung enthält Diagramme über die Verteilung der Antworten sowie Marker für bestimmte Konstellationen, auf die der Steuerkreis ein Auge werfen sollte - zum Beispiel Situationen, in denen die Wahrnehmung der Arbeitssituation stark polarisiert.

Scharen an Auswertungen im Excel-Format

Diese Auswertungen werden als Excel-Dateien erzeugt, in denen ein Bündel an Tabellen mit Diagrammen und Markern enthalten ist. All das erzeugen wir mit der Abstraktionsschicht, die wir über Microsofts Open Xml-Bibliotheken gelegt haben.

Die Auswertungen gehen zuerst an den Berater. Dieser kann nun bestimmte Diagramme oder Datenreihen aus der Auswertung entfernen. Wenn es diese Anforderung nicht gegeben hätte, hätten wir die Auswertungen auch als Pdf-Datei erzeugen können. Damit hätten wir uns wesentlich leichter getan. Aber die Anforderung ist, dass der Berater die Auswertungen noch einmal durchgeht und in der Lage sein muss, alle Diagramme oder Zahlendarstellungen zu entfernen, die Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen. Unser System automatisiert dieses Unterfangen weitgehend, aber es lassen sich eben nicht 100% solcher Situationen automatisch erfassen.

Mit den Resultaten kann der Berater in der Institution, die die Umfrage vorgenommen hat, geeignete Maßnahmen auf Basis der Zahlen vorschlagen. Das Ziel ist, die Arbeitsbedingungen so zu optimieren, dass möglichst keine psychischen Belastungen für die Mitarbeiter entstehen. Das hilft allen: Den Mitarbeitern und den Institutionen, die damit einen geringeren Krankenstand erzielen können.

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