Eigene Geschäftsprozesse im Web abbilden

Freitag, 17.08.2018

Maximilian Vollendorf

Angenommen, Sie sitzen an gehobener Position in einem weltweit operierenden Unternehmen, das Niederlassungen in vielen Ländern in Europa und Asien hat, in dem verschiedene Bereiche ineinandergreifen müssen: Marketing, Human Ressource, Produktentwicklung, Einkauf, Vertrieb, und so weiter. Für Ihr Unternehmen ist gerade eine neue Website entwickelt worden, sie geht erfolgreich an den Start, sie sieht stylisch aus, sowohl auf dem Desktop, als auch auf dem Smartphone, sie unterstützt acht Sprachen, kurz: Sie erhalten viel Anerkennung für Ihren Markenauftritt im Internet. Die Marketing-Abteilung ist stolz wie Bolle. Wenn Sie darauf hinarbeiten, müssen wir Ihnen leider sagen, dass das nur die halbe Miete ist. 

Der eine oder andere Marketing-Manager, der die Auffrischung der Marke beauftragt hat, mag mit seinen Wünschen am Ende seiner Träume angelangt sein, die neue Website sieht viel moderner und cooler aus als die der Mitbewerber. Aber ohne sich die Prozesse hinter den Kulissen angesehen zu haben, bleibt der neue Webauftritt ein Potjomkinsches Dorf. Die Fassade ist schillernd und dahinter ackern sich die Mitarbeiter und Content-Manager zeitfressenderweise ab, um irgendwie sinnvoll Inhalte zu publizieren.

Kurz: die Nutzer-Experience der Verwaltungsoberfläche (Backoffice) ist häufig unterirdisch. Inhalte aber sind nicht einfach nur Texte. Es sind Daten aus verschiedenen Quellen, die zusammengefasst und transformiert werden müssen, bevor sie auf der Website erscheinen. Diese Datenverarbeitung muss in der Konzeption von Websites mit berücksichtigt werden.

Identifizieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Was ist zu tun? Im Vorfeld sollten alle betreffenden Fachabteilungen interviewt werden, welche Anforderungen sie jeweils an bestimmte Prozesse haben und was nach außen über die Website kommuniziert werden soll. Ständig wiederkehrende Aufgaben, beispielsweise das Publizieren von Stellenanzeigen sollte möglichst effizient geschehen.

So gilt es beispielsweise zu vermeiden, das die HR-Abteilung Job-Anzeigen doppelt und dreifach in verschiedene Systeme einpflegen muss – wie wir es in der Vergangenheit bereits erlebt haben. Hier wurden Jobs einmal in einem externen Job-Portal und einmal im CMS eingegeben. Diese mehrfache Datenpflege nahm viel Zeit in Anspruch, unter anderem, weil die Inhalte in beiden Systemen unterschiedlich strukturiert sein müssen. Niemand der Verantwortlichen für die Konzeption der Website war sich bewußt, dass das so ist.

Am Besten ist es, solche Situationen zu erkennen, bevor mit der Entwicklung begonnen wird. Hier sind drei Dinge entscheidend: Kommunikation, Kommunikation und Kommunikation. An dieser Stelle sind wir als Berater gefragt, die diese Schwachstelle in den Prozessen erkennen.

Gerade wenn Design/Werbe-Agenturen im Spiel sind, stellen wir fest, dass Design oft als wichtiger angesehen wird, als die Prozesse, die im Hintergrund wirken, um die relevanten Inhalte zeitnah an die Oberfläche zu bringen. Was fehlt, ist eine systematische Identifizierung der Geschäftsprozesse und deren Abbildung im BackOffice des Content-Management Systems. Das Ziel muss es sein, ein Gleichgewicht aus Design im FrontEnd und dem eher techniklastigen BackOffice-Customizing herzustellen.

Eine neue Sektion im CMS

Nun zurück zu unserem Beispiel. Wir haben für den Kunden eine eigene Sektion konzipiert, in der wir diesen Job-Prozess abbilden (natürlich nebst vielen anderen Prozessen, die hier unerwähnt bleiben). Als Sektionen werden Bereiche in Umbraco bezeichnet, in denen CMS-Funktionen zusammengefasst sind (Inhalte, Medien, Einstellungen usw.). Man kann in Umbraco aber auch eigene Sektionen anlegen, die an den Kunden angepasste Funktionen und Interaktionen enthalten. Hier können verschiedenste Fremd-Datenquellen eingebunden werden, deren Informationen dann letztendlich auf den Seiten im Frontend erscheinen.

Wir haben also eine Sektion, in der Jobs verwaltet werden können. Nun müssen wir regelmäßig die erfassten Daten aus dem Jobportal in Umbraco importieren. Man könnte die Daten auch vollautomatisch übernehmen und eins zu eins im Frontend anzeigen. Aber der Zwischenschritt des Imports ermöglicht es, die Daten im Backoffice mit Optionen anzureichern. Das kann im simpelsten Fall die Deaktivierung einer Jobanzeige sein, sodass nicht alle Job-Anzeigen, die im Portal existieren, auf der Website dargestellt werden.

In unserer neuen Sektion werden alle Jobangebote feinsäuberlich in eigene Ordner für die einzelnen Standorte sortiert und können nachjustiert werden. Zum Beispiel gab es Im Jobportal keine Möglichkeit, ein Land für die Vakanz anzugeben. Diese "Anreicherung" von Daten können wir in der eigenen Umbraco-Sektion vornehmen. Damit lassen sich dann Jobs nach Ländern sortieren.

HTML in Daten konvertieren

Das Jobportal bot leider keine vernünftige Schnittstelle, über die wir uns die Daten besorgen konnten. So blieb uns nur übrig, den eher schlecht als recht strukturierten HTML-Baum auf Seiten des Jobportals zu analysieren und die dadurch gewonnenen Daten als Einträge in unserer Job-Sektion einzufügen. Das Verfahren ist leider fehleranfällig, denn wenn der Anbieter des Portals stillschweigend seinen HTML-Code ändert, kann das zum Ausfall des Datenimports führen.

Ein Benachrichtigungssystem teilt uns mit, wenn der HTML-Code nicht mehr analysierbar ist. Der Kunde muss das natürlich wissen, sonst ist das Unbehagen groß, wenn die Situation einmal eintreten sollte. Daraus kann man lernen, dass die Kunden für solche Zwecke möglichst Portale benutzen, die eine programmierbare Schnittstelle bereitstellen, die man für den Import oder Export von Daten verwenden kann.

Auf Seiten des Backends haben wir einen vernünftigen Webservice entwickelt, der die importierten und angereicherten Daten im JSON-Format an den Client schickt. Dort werden sie in einer sortierbaren und filterbaren Web-App angezeigt.

Was bringt's?

Worin liegen denn nun die Benefits für ein solches Vorgehen? Erstens, die Datenpflege kann zentral vorgenommen werden, und an verschiedenen Stellen ausgegeben werden (So könnte man sich auch ein News-System vorstellen: Einmal publiziert, an verschiedenste Portale ausgeliefert). Das vereinfacht den Aufwand der Erfassung und Bereitstellung von Inhalten. Zweitens können die Daten an die Corporate Idendity (CI) des Unternehmens individuell angepasst werden. So werden die externen Daten im gleichen Design wie die neue schillernde Website ausgegeben, was eine durchgängige User Experience erzeugt.

Durch die extrem flexible Backend-Integration von Umbraco können Daten aus beliebigen Fremdsysteme direkt zusammengeführt und verwaltet werden.  

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